Veranstaltungsbudgets clever planen und zuverlässig umsetzen
Schluss mit Überraschungen bei den Kosten. Wir zeigen dir, wie du Budgets für Events realistisch kalkulierst und dabei nichts übersiehst. Vom ersten Entwurf bis zur finalen Abrechnung.
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Versteckte Kosten erkennen
Beim Eventbudget geht's nicht nur um Location und Catering. Es sind die Kleinigkeiten, die am Ende den Unterschied machen. Transportkosten für Equipment. Notfallrücklagen. Versicherungen, an die keiner denkt.
Wir arbeiten mit Checklisten, die auf echten Projekten basieren. Du lernst, welche Posten garantiert auftauchen werden – und wie du dafür vorsorgen kannst.
Flexibel bleiben trotz Plan
Ein gutes Budget ist kein starres Korsett. Es sollte Luft lassen für Änderungen. Vielleicht kommen mehr Teilnehmer. Oder ein Dienstleister sagt kurzfristig ab.
Wir zeigen dir, wie du Pufferzonen einbaust und trotzdem die Kontrolle behältst. So kannst du reagieren, ohne dass das ganze Konstrukt zusammenbricht.
So läuft die Planung ab
Von der ersten Idee bis zum finalen Kassensturz – diese vier Phasen durchläuft jedes gut geplante Event
Grobkalkulation
Zuerst verschaffst du dir einen Überblick. Welche großen Posten gibt es? Was sind die kritischen Bereiche?
Detailplanung
Jetzt wird's konkret. Angebote einholen, vergleichen, verhandeln. Jede Position bekommt eine Begründung.
Laufende Kontrolle
Während der Umsetzung behältst du alle Ausgaben im Blick. Regelmäßige Updates zeigen dir, wo du stehst.
Nachkalkulation
Nach dem Event kommt die Auswertung. Was lief wie geplant? Wo gab es Abweichungen? Wichtige Erkenntnisse für nächstes Mal.
Wer dir das beibringt
Zwei Profis, die selbst jahrelang Events organisiert und Budgets verwaltet haben. Sie wissen, worauf's ankommt.
Friederike Winterhoff
Finanzplanung & Controlling
Hat über 200 Events begleitet und dabei gelernt, wo die Kostenfallen lauern. Ihr Fokus liegt auf realistischen Kalkulationen, die auch unter Zeitdruck funktionieren.
Alma Brückner
Vertragsmanagement & Verhandlung
Kennt die Tricks der Dienstleister und weiß, wie man gute Konditionen aushandelt. Sie zeigt dir, wie du Angebote richtig liest und vergleichst.
Was du konkret lernst
Das Programm startet im Oktober 2025 und läuft über zwölf Wochen. Du bekommst keine trockene Theorie, sondern arbeitest an echten Beispielprojekten.
Jede Woche gibt's neue Aufgaben. Du erstellst Kalkulationstabellen, analysierst Kostenverläufe und übst Verhandlungsgespräche. Am Ende hast du ein Portfolio mit mehreren durchgerechneten Eventbudgets.
- Kostenstrukturen für verschiedene Eventformate verstehen
- Excel-Vorlagen erstellen und anpassen können
- Verhandlungsstrategien mit Dienstleistern entwickeln
- Budgetabweichungen frühzeitig erkennen und gegensteuern
Unser Ansatz in drei Schritten
So vermitteln wir dir das nötige Know-how – praxisnah und ohne unnötigen Ballast
Realistische Szenarien
Du arbeitest mit Budgets, wie sie tatsächlich vorkommen. Konferenzen mit 300 Leuten. Firmenfeiern mit knappen Zeitplänen. Kulturevents mit vielen Beteiligten. Keine konstruierten Lehrbuchbeispiele.
Feedback von Profis
Deine Kalkulationen werden durchgeschaut und kommentiert. Wir sagen dir, wo es hakt und warum. So lernst du, typische Fehler zu vermeiden, bevor sie teuer werden.
Werkzeuge für den Alltag
Du bekommst Vorlagen und Checklisten, die du direkt einsetzen kannst. Alles ist anpassbar und auf verschiedene Eventtypen übertragbar. Kein theoretisches Gedöns, sondern handfeste Arbeitshilfen.
Starte deine Eventplanung auf solidem Fundament
Das nächste Programm beginnt im Oktober 2025. Die Plätze sind begrenzt, weil wir intensiv mit kleinen Gruppen arbeiten. Melde dich rechtzeitig an.
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